Hvernig er hægt að forðast bið í tollafgreiðslu

Skilningur á lykiláhrifum skilvirkra tollafgreiðslu

Í dag, í flýgandi heildaviðskiptamhagni, geta seilingar í tollafgreiðslu verulega hróðað áfæri í birgjunarkerfi og rekstur fyrirtækja. Þessar seilingar eru ekki aðeins að hafa áhrif á afhendingartíma heldur einnig leiða til aukinna geymslukosta, mögulegrar vörufalls og ósátt kústómar. Fyrir fyrirtæki sem eru aðgerðir í alþjóðlegum viðskiptum hefur stærðin að sérhæfask í skilvirkri tollafgreiðslu orðið mikilvægari en fyrr.

Flóknin í alþjóðlegum skipulögum, ásamt því að kröfur eru mismunandi í mismunandi löndum, býður upp á ýmsar mögulegar gallaleiðir í tollafgreiðsluferlinu. Að skilja þessar áskoranir og innleiða árangursríkar aðferðir til að takast á við þær getur verið á milli tveggja: árangursríkra verslunaraðgerða og kostnaðarsamra afturför.

Grunnþekking og undirbúningsskipan

Rétt mætti meðhöndla skjalaskipan

Grundvöllur fyrir árangursríka tollafgreiðslu er nákvæm undirbúningur skjala. Sérhver sending krefst ákveðinna skjala, eins og verslunarskrjána, sjávarflutningsskírteina, pökkunarlistanna og upprunaskilríkja. Þessi skjöl verða að vera fullnægjandi, nákvæm og samræmd á öllum sviðum. Jafnvel litlar ósamræmur geta valdið aukinni skoðun og valdið seilingu í tollafgreiðslu.

Þegar skipulagskerfi fyrir skjöl er sett upp á öruggan hátt er tryggt að allar nauðsynlegar skrár séu rétt undirbúðar og tiltækar. Þetta felur í sér að geyma stafræn afrit af öllum skjölum og koma á staðlaðan ferli til yfirferðar á skjölum áður en þau eru send. Reglulegar endurgreiningar á skjalasöfnunum geta hjálpað til við að bera kennsl á og leysa mögulegar vandamál áður en þau valda seinkunum.

Undanfarar undirbúningur

Notkun á undanfararvanda getur mikið skrifað niður vinnum tíma í tollinu. Þetta felur í sér að senda inn nauðsynleg skjöl og upplýsingar áður en flutningurinn kemur á áfangastað. Margir tollastjórnir bjóða upp á undanfararvinnslukerfi sem leyfa flutningssjóum að heysta upptökuferlið á meðan vörurnar eru enn í ferðinni.

Áður en skipun fer fram þarf einnig að staðfesta að öllum reglum og takmörkunum sé fylgt varðandi ákveðin vörur eða efni. Þegar þekkt eru bannaðar vörur, takmörkuður hlutur og sérleyfi sem krafist er um áfangastað er hægt að koma í veg fyrir óvæntar biðferðir á meðan vöruhúsgögn eru afgreidd.

Tæknigreiningar og sjálfvirkniskerfi

Rafvörður fyrir tollakerfi

Nútækn tæknikupur spilar mikilvægan hlut í að færa fram tollaferðir. Rafvörður fyrir tollakerfi hjálpar til við sjálfvirkni skjölunar, fylgir meðferð stöðu sendinga og stjórnar á viðkomandi reglum. Þessi kerfi geta mikið minnkað líkur á biðferðir í tollaferðum með því að draga úr manlegum villum og veita rauntíma innsýn í afgreiðsluferlið.

Samþætting við rafvallkerfi tollstofnanna gerir mögulegt að vinna úr málinu fljótt og tilkynna strax ef verið er að eitthvað krefst athygils. Þessi tæknilega nálgun gerir fyrirtækjum kleift að leysa möguleg vandamál áður en þau verða að verulegum áburðum, í stað þess að bíða eftir því að vandamál komi upp og valdi truflunum.

Gögnagreining og spáræðslutól

Áfram komnar greiningartól geta hjálpað til við að birta mynstur í tíma sem taka er á við úrvinnslu á vörum og mögulega áhættuþætti sem gætu valdið seilingu. Með því að greina gögn frá fyrra geta fyrirtæki betur spáð fyrir um möguleg vandamál og breytt áætlunum sínum eftir því. Þetta gæti meðal annars felst í því að velja aðferðir fyrir skipunina, breyta skjalalega eða skipuleggja fyrir árlegs breytingar í tíma sem taka er á við úrvinnslu á vörum.

Spáræðsla getur einnig hjálpað til við að skipuleggja og stýra vöruhaldi betur með því að nákvæmlega spá fyrir um tíma sem taka er á við úrvinnslu og mögulegar seilingar. Þessi upplýsing gerir fyrirtækjum kleift að halda viðeigandi vöruhald og uppfylla kröfur viðskiptavina áfram.

Bygging sterks tengsl og sérfræði

Félagaskapir við tollaskilaboðamenn

Þar sem mynduð eru sterkar tengsl við reyndar tollaskilaboðamenn er það ómetanlegt til að koma í veg fyrir seilingar á tollaskilum. Rekstrarfræðingar hafa ítarlega þekkingu á reglum, ferlum og staðbundnum kröfum. Þeir geta spáð fyrir um mögulegar vandamál og bent á lausnir áður en vandamál koma upp.

Venjuleg samskipti við tollaskilaboðamenn hjálpa til við að tryggja að allir aðilar séu sammála um upplýsingar um sendingu, skjaldamerki og tímaáætlanir. Þessi samstarfsnálgun getur mikið dragið úr hættu á seilingum og veitt aukna stuðning þegar vandamál koma upp.

Menntun og þroski starfsfólks

Það er mikilvægt að investera í áframhaldandi þjálfun fyrir starfsmenn sem eru að vinna við alþjóðlega sendingu og tollmál. Vel þjálfaðir starfsmenn geta betur skilið kröfur sem gilda um toll, uppgötvað mögulegar vandamál á færi og bætt við skilvirkum lausnum. Venjulegar uppfærslur um breytingar í tollreglugerðum og ferlum hjálpa til við að halda áfram samræmi og koma í veg fyrir seilingar.

Þegar smíðaðar eru nákvæmar vinnubréf (SOPs) fyrir ferli sem tengjast tollmálum er tryggt að ferlarnir séu samfelldir og að nýir starfsmenn geti fljótt lært réttan hætti á að vinna. Þessi vinnubréf ættu að vera reglulega yfirfönnuð og uppfönnuð til að endurspegla breytingar í reglum og bestu aðferðir.

Samræmi og áhættustjórnun

Reglulegar yfirprófanir á samræmi

Þegar reglulegar innri yfirprófnir á samræmisferlum við tollreglur eru framkvæmdar er hægt að bera kennsl á möguleg veikleika áður en þeir veldur seilingum. Þessar yfirprófnir ættu að fara yfir skjalaskipan, nákvæmni flokkunar, mat á mat á gildi og heildarlegt samræmi við tollreglur.

Þegar þróuð er alþjóðlegur samræmismat áætlun sem felur í sér reglulegar áhættuúttegðir og uppfærslur á innri aðferðum, þá er haft um að virða háan stöðul og minnka líkur á seðlabankaskipanarfremsköpun. Þessi frammistæða nálgun að samræmi stjórnun getur talsvert bætt skiptitíma og minnkað kostnað tengdan við bið.

Áhættuuppdráttaraðgerðir

Þegar fram er komin áhrifamikil áhættustjórnun, þá geta fyrirtæki betur undirbúið sig fyrir mögulegar seðlabankaskipanarvandamál. Þetta felur í sér að halda umframáætlun fyrir algeng vandamál, eins og vandamál með skjöl eða skoðunarheiður. Með því að hafa ljósar aðferðir til að takast á við ýmsar aðstæður er hægt að tryggja fljóta og viðeigandi viðbrögð þegar vandamál koma upp.

Regluleg yfirferð og uppfærsla á áhættustjórnunaraðferðum tryggir að þær verði viðhaldaðar og viðeigandi fyrir núverandi rekstrarskilyrði og reglur. Þessi áframhaldandi ferli hjálpar fyrirtækjum að vera fyrir framan mögulegar bið og viðhalda skipti sem virka á skilvirkan hátt.

Oftakrar spurningar

Hverjar eru algengustu ástæðurnar að tollafgreiðslu áföll?

Algengustu ástæðurnar eru ófullnægjandi eða röng skjöl, vantar leyfi eða vottorð, röng flokkun vara, ónógan undirbúningur fyrir sérstakar kröfur landsins og að ekki sé fylgt reglum á staðnum. Aðrar áhrifavæjar þættir geta verið aukin magnsöfnun á ársgrundvelli, takmörkuð vinnuafl við tollstöðvar og breytingar á tollastefnu eða ferlum.

Hve langt áður en á að undirbúa skjöl fyrir tollafgreiðslu?

Skjöl ættu að vera undirbúin og yfirfönnuð að minnsta kosti 48-72 klukkustundum fyrir en flutningur hefst. Fyrir flóknari flutninga eða þá sem krefjast sérstakra leyfa ættu undirbúningur að hefjast enn áður. Þetta gefur tíma til að leiðrétta galla eða uppfylla aðstæður sem krafist er um aukaskjöl án þess að valda áföllum.

Hver er hlutverk tækninnar í kampi gegn tolla áföllum?

Tækni hefur lykilhlut í gegnum sjálfvirk kerfi til að skrá gögn, rauntíma afköunarkerfi, vélræn kerfi fyrir tollskráningu og forspáargerðar tól. Þessi tæknileg lausn minnkar manleg mistök, bætir skilvirkni vinnslu og veitir fyrirheit um mögulegar vandamál sem gætu valdið seilingarfrelsi.